NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

– CLIENȚI PERSOANE JURIDICE –

Acest document („Notă de informare”) explică modul în care colectăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal atunci când utilizați sau interacționați cu website-ul nostru, www.ideastogrow,us, („Site-ul”) și achiziționați produse și servicii prin intermediul magazinului nostru online („Magazinul Online”).

Noi, Chilli Ideas S.R.L., („Chilli Ideas” sau „Noi”) vă prelucrăm datele cu caracter personal în calitate de operator de date și tratăm cu seriozitate confidențialitatea acestora în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal. Sediul nostru social este înregistrat la adresa Str. Știrbei Vodă nr. 114-116, Clădirea DOMUS II, etaj 1, sector 1, București. Chilli Ideas este înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub numărul J40/17352/2007, având codul fiscal cod fiscal RO22418870.

Părerea dvs. contează pentru noi – dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la informațiile prezentate în această Notă de Informare, ne puteți scrie la adresa de e-mail privacy@chili-ideas.ro sau la adresa: Str. Știrbei Vodă nr. 114-116, Clădirea DOMUS II, etaj 1, sector 1, București.

CUI NE ADRESĂM?

Această Notă de Informare vizează următoarele categorii de persoane vizate (denumite în mod colectiv „Persoane Vizate”):

• reprezentanți (legali sau convenționali) ai clienților, persoane juridice, precum și persoanele de contact desemnate/autorizate să acționeze în numele acestora („Reprezentanți”); Ne referim la Reprezentanții clienților actuali, cât și cei ai celor potențiali sau deopotrivă foștilor clienți ai Chilli Ideas;
• clienții Chilli Ideas care doresc să încheie sau au încheiat un raport contractual cu noi și sunt persoane fizice care își desfășoară activitatea în cadrul unei profesii reglementate (spre exemplu, persoanele fizice autorizate, profesiile liberale, etc.) („Clienți Persoane Fizice”);
• persoanele fizice care (i) accesează și interacționează în orice alt mod cu Site-ul, fără a avea calitatea de Reprezentat, precum și (ii) Reprezentanții atunci când aceștia accesează și utilizează Site-ul și serviciile Magazinului Online în numele clienților („Utilizatori”). Vom considera că aveți calitatea de Utilizator și dacă sunteți a) un salariat/colaborator al unui client sau (b) o rudă, afin sau o altă persoană fizică în legătură directă sau indirectă cu Reprezentantul care beneficiază de produsele și serviciile Chilli Ideas în urma contractării de produse și servicii de către clientul respectiv, sau c) orice persoană fizică care navighează pe Site și/ sau Magazinul Online sau care accesează sau interacționează în alt mod cu paginile noastre profesionale de pe platformele de socializare.

CARE SUNT CATEGORIILE DE DATE PE CARE LE PRELUCRĂM?

În funcție de modul cum interacționați cu Noi și produsele și serviciile noastre, inclusiv Site-ul și Magazinul Online, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

•  
• date de identificare, cum ar fi:
• numele, prenumele, forma de adresare (sexul), semnătura.
• datele de identificare fiscală și identificatori unici similari, spre exemplu, codul de identificare fiscală sau numărul de înregistrare la registrul comerțului – în cazurile în care acționați în calitate de Client Persoană Fizică.
• date de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu, adresa de corespondență (de afaceri), e-mailul, telefonul;
• date de cont, cum ar fi: produsele și serviciile achiziționate, informații cu privire la plățile efectuate (de ex, informații despre carduri, conturi bancare, etc.), facturi, istoricul plăților (inclusiv datele plăților datorate sau primite);

• date de autentificare, cum ar fi: nume de utilizator, întrebări de control, sugestii și informații de securitate similare folosite pentru autentificare și acces la conturi;

• date privind managementul clienților, cum ar fi (i) detalii cu privire la reclamațiile formulate în nume personal sau în numele clienților, (ii) înregistrări ale interacțiunii dvs. cu echipele noastre de relații clienți (de ex., înregistrarea unui apel sau o corespondență pe paginile noastre profesionale de pe platformele de socializare), (iii) cereri de exercitare a drepturilor cu privire la datele dvs. cu caracter personal, (iv) orice alte înregistrări ale interacțiunilor dvs. cu noi;
• date colectate de cookie-uri și alte tehnologii similare. Detalii referitoare la prelucrarea datelor prin intermediul unor astfel de tehnologii regăsiți accesând secțiunea Analiza modului de utilizare a Site-ului și a Magazinului Online și publicitate online adaptată de mai-jos:

Putem obține aceste date:

1. dacă sunteți Client Persoană Fizică, în vederea încheierii contractului de servicii sau vânzare cu dvs.;
2. dacă sunteți Reprezentant, atunci când ne furnizați dvs. aceste date sau clientul (inclusiv Clientul Persoană Fizică), în numele căruia contractați ne transmite aceste date, respectiv dacă ne contactați pentru vă exprima nemulțumirea față de noi;
3. dacă sunteți Utilizator, ori de câte ori navigați pe Site-ul nostru sau interacționați cu Magazinul Online, respectiv dacă ne contactați pentru a vă exprimați interesul pentru primirea de comunicări privind produsele și serviciile noastre sau deopotrivă pentru a ne transmite diverse reclamații sau solicitări.

Atunci când primim datele direct de la dvs. vom considera că acestea sunt reale, corecte, complete și că se referă la dvs. Vom depune eforturi rezonabile să ne asigurăm că datele sunt reale, corecte și că vă aparțin, iar în situația în care vom avea suspiciuni că ne transmiteți date incorecte, incomplete sau că folosiți fără autorizare datele altei persoane, vom lua măsuri pentru clarificarea și remedierea situației. Aceste măsuri ar putea consta în: actualizarea, completarea sau ștergerea datelor, limitarea accesului la datele utilizate nelegal – inclusiv ștergerea conturilor asociate unor date care nu vă aparțin.

De asemenea, putem colecta date din surse externe, cum ar fi:

1. surse publice, spre exemplu, website-uri terțe sau platformele de socializare, baze de date publice (inclusiv baza de date a Registrului Comerțului, bazele de date a Ministerului de Finanțe, etc.);
2. entități terțe, spre exemplu, furnizorii sau contractanții noștri parteneri, brokeri de date, sau clientul, persoană juridică, când acționați în calitate Reprezentant al acestuia;
3. autorități sau instituții publice, spre exemplu, în contextul unor litigii sau solicitări ale instanțelor de judecată.

DE CE PRELUCRĂM DATE CU CARACTER PERSONAL?

1. Dacă sunteți Client Persoană Fizică și/sau Reprezentant, Chilli Ideas prelucrează datele dvs. cu caracter personal având în vedere următoarele scopuri și  temeiuri:

1. Scopul: Contractarea produselor și serviciilor Chilli Ideas. Facturarea și procesarea plăților

Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în procesul de contractare a produselor și/sau serviciilor Chilli Ideas, respectiv pentru plasarea, preluarea, validarea, expedierea şi facturarea comenzii plasate, informarea dvs. asupra stării comenzii, etc.

În anumite situații generate de acest proces de contractare, putem folosi datele dvs. pentru a vă contacta prin diverse canale (e.g. telefon, e-mail, SMS)  în virtutea calității de Reprezentant pentru a vă comunica diverse aspecte legate de situația comenzii sau serviciul contractat.

Prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal este necesară pentru acest scop. Refuzul furnizării și opoziția dvs. cu privire la prelucrarea datelor poate avea drept consecință imposibilitatea derulării raporturilor contractuale dintre clienți și Chilli Ideas cu privire la serviciile și produsele achiziționate.

Temeiuri juridice:

1. a)  încheierea și executarea contractului cu Clientul Persoană Fizică, respectiv
2. b) interesele noastre legitime privind încheierea, executarea de o manieră optimă și gestionarea eficientă a contractelor cu clienții persoane juridice.

• Scopul: Asistența și gestionarea relației cu clienții

Putem utiliza datele dvs. de contact, datele de cont și datele privind managementul clienților pentru a vă contacta în legătură cu orice probleme legate de relația noastră comercială cu clientul, de exemplu:

1. procesarea plăților datorate de client sau în cazul în care nu am putut încasa plata pentru anumite produse și/sau servicii;
2. informarea cu privire la sumele datorate de client, data scadenței, eventuale sume suplimentare de plată aplicate (penalități de întârziere) și/sau alte consecințe cauzate de nerespectarea de către client a prevederilor contractuale; în acest sens, în vederea recuperării prejudiciilor suferite, putem utiliza datele pe care le deținem despre dvs. să vă contactăm periodic, să desemnăm agenții de recuperare a debitelor în numele Chilli Ideas și/sau să cesionăm creanțele pe care clienții ni le datorează în favoarea unor entități terțe (caz în care putem, de asemenea, furniza respectivelor entități datele dvs. de identificare, de cont și cele de contact);
3. pentru a veni în întâmpinarea dvs. și a vă răspunde la orice întrebări / solicitări formulate de dvs. în numele clienților.

Temeiul juridic: interesele noastre legitime, susținute de necesitățile comerciale privind implementarea și desfășurarea activităților de gestionare a relației cu clienții și cele privind organizarea și desfășurarea activităților de colectare a creanțelor.

1. Scop: Organizarea și optimizarea activității și serviciilor Chilli Ideas

Analizăm serviciile și produsele noastre, precum și interacțiunea sau experiența dvs. cu acestea pentru că ne dorim să ne îmbunătățim continuu serviciile și produsele.

De asemenea, utilizăm datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate pentru a organiza în mod optim și pentru a eficientiza activitatea și serviciile noastre. Cu titlu de exemplu, datele pot fi utilizate:

1. să înțelegem și să evaluăm performanțele ofertei curente pentru a putea dezvolta și a vă oferi servicii și produse noi;
2. gestionarea investigațiilor declanșate de autoritățile publice și apărarea intereselor și drepturilor Chilli Ideas în diverse investigații, proceduri administrative și judiciare, litigii etc.;
3. pentru investigarea fraudelor în desfășurarea relațiilor contractuale;
4. pentru organizarea clienților în baze de date interne și gestionarea acestora de către structurile și departamentele interne;
5. ca urmare a unor audituri interne și/ sau investigații derulate de Chilli Ideas.

Temeiul juridic: interesul nostru constând în nevoile noastre legitime de a analiza performanța și funcționalitatea serviciilor noastre și modul în care putem îmbunătăți serviciile și produsele noastre, precum și cel de a ne apăra drepturile și interesele în contextul unor fraude/dispute cu clienții, după caz, de a pune informații la dispoziția autorităților publice/instanțelor ori de a păstra anumite date.

• [Scop: Comunicări comerciale către clienți

Vom folosi datele dvs. de contact pentru a vă ține la curent cu privire la produsele și serviciile destinate clienților Chilli Ideas. Astfel, vă putem transmite (i) buletine informative sau alte materiale similare, (ii) să vă informăm cu privire la oferte, promoții, concursuri, loterii promoționale sau alte acțiuni de marketing similare și/sau (iii) să vă invităm să participați la sondajele sau studiile noastre de piață sau când ne furnizați feedback cu privire la produsele și serviciile noastre. 

Vă vom transmite aceste comunicări utilizând poșta electronică (adresa de e-mail și/sau SMS). Vom concepe campaniile de marketing astfel încât să evităm transmiterea acestora în mod excesiv. Dacă nu doriți să fiți contactat pentru acest scop, vă rugăm să ne anunțați.

Temeiul juridic: prelucrarea datelor dvs. pentru acest scop are la bază consimțământul dvs., dacă alegeți să-l furnizați.]

• Scop: Conformarea cu cerințe legale 

Prelucrăm (inclusiv comunicăm) datele dvs. cu caracter personal dacă este necesar pentru a ne conforma unor cerințe de reglementare (la nivel național sau la nivelul Uniunii Europene).

Temeiuri juridice: (i) conformarea cu obligațiile legale sau (ii) interesul nostru legitim de a adresa și gestiona cerințele legale relevante, aplicabile Chilli Ideas.

1. Dacă sunteți Utilizator, Chilli Ideas prelucrează datele dvs. cu caracter personal având în vedere următoarele scopuri și  temeiuri:

1. Scopul: Înregistrarea contului de Utilizator

Prelucrăm datele dvs. de identificare și cele de autentificare pentru a vă putea oferi acces la funcționalitățile Magazinului nostru Online de unde puteți achiziționa produsele și/sau serviciile în numele clienților care v-au desemnat și/sau gestiona activitatea clientului în ceea ce privește relația cu Chilli Ideas (e.g. plasarea și plata comenzilor, consultarea stării comenzii, etc.).

Temeiul juridic:  încheierea și executarea contractului cu dvs.

• Scopul: Asistența și gestionarea relației cu clienții

Putem utiliza datele dvs. de identificare și de contact pentru:

1. transmiterea către dvs. de mesaje cu privire la serviciile și produsele achiziționate. Aceste mesaje pot fi mai curând relevante clientului în numele căruia acționați (spre exemplu, modificările aduse termenilor și condițiilor noastre) și, astfel, pot să nu prezinte interes pentru dvs.; în acest caz, vă rugăm să nu țineți seama de ele.
2. Pentru a răspunde la orice întrebări și pentru a veni în întâmpinarea oricăror probleme pe care le puteți avea în legătură cu contul dvs. de Utilizator, Site-ul și/sau Magazinul Online.

Temeiul juridic: interesul nostru legitim de a furniza Utilizatorilor informații relevante și actualizate în legătură cu produsele și serviciile pe care clienții le achiziționează, precum și implementarea și desfășurarea în mod adecvat a activității de asistență și gestionare a relației cu clienții (inclusiv Utilizatorii desemnați de client).

• Scop: Comunicări comerciale către clienți

Vom folosi datele dvs. de contact pentru a vă ține la curent cu privire la produsele și serviciile destinate clienților Chilli Ideas. Astfel, vă putem transmite (i) buletine informative sau alte materiale similare, (ii) să vă informăm cu privire la oferte, promoții, concursuri, loterii promoționale sau alte acțiuni de marketing similare și/sau (iii) să vă invităm să participați la sondajele sau studiile noastre de piață sau când ne furnizați feedback cu privire la produsele și serviciile noastre.

Vă vom transmite aceste comunicări utilizând poșta electronică (adresa de e-mail și/sau SMS). Vom concepe campaniile de marketing astfel încât să evităm transmiterea acestora în mod excesiv. Dacă nu doriți să fiți contactat pentru a primi informații cu privire la ofertele noastre, vă rugăm să ne anunțați.

Temeiul juridic: prelucrarea datelor dvs. pentru acest scop are la bază consimțământul dvs., dacă alegeți să-l furnizați.

• Scopul: Analiza modului de utilizare a Site-ului și a Magazinului Online și publicitate online adaptată

Atunci când accesați sau utilizați Site-ul nostru și/sau Magazinul Online, colectăm prin intermediul cookie-uri și altor tehnologii similare informații statistice și agregate, care nu vă pot identifica la nivel individual, pentru scopul efectuării unor analize privind funcționalitatea și performanța acestora. Suntem direct interesați de modul în care utilizați Site-ul și Magazinul Online (de ex, paginile frecvent accesate sau perioada de timp pe care ați petrecut-o pe o anumită secțiune din Site) pentru a înțelege nevoile clienților pe care îi reprezentanți și a le oferi o experiență mai bună în ceea ce privește interacțiunea cu aceste platforme.

De asemenea, putem utiliza rezultatele acestor analize în combinație cu alte tehnologii de urmărire pentru a analiza comportamentul și interesele dvs. în mediul online pentru a vă servi publicitate personalizată.

Temeiuri juridice: în funcție de categoriile de cookie-uri, ne bazăm pe (i) interesul legitim de a ne asigura că serviciile noastre funcționează corespunzător în ceea ce privește așa-numitele „cookie-urile necesare”, sau (ii) consimțământul dvs. pentru așa-numitele „cookie-urile de analiză” și „publicitate online adaptată”.

Mai multe detalii despre utilizarea cookie-urilor puteți regăsi în Politica noastră de Cookies.

CUI DIVULGĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

Putem dezvălui datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate, după caz, către:

1. Clienții noștri cu care au legătură Persoanele Vizate.
2. Furnizori de servicii-suport și/sau auxiliare, cum ar fi: servicii de realizare și transmitere de sondaje de opinie sau comunicări comerciale, furnizori de servicii de stocare a datelor, executori judecătorești și agenții de colectware a creanțelor, servicii IT (de ex, mentenanță, suport, dezvoltare), servicii de audit, servicii de arhivare, servicii de logistică, curierat și transport, servicii juridice sau alte servicii de consultanță specializată.
3. Instituții și autorități publice din România, cum ar fi:

• instanțele judecătorești și alte autorități judiciare;
• alte autorități publice relevante (de ex, ANAF, ANSPDCP).

1. Terțe entități, în cazul unei fuziuni, achiziții sau alt tip de reorganizare sau de vânzare.

TRANSFERUL DATELOR  ÎN STRĂINĂTATE

În general, datele cu caracter personal colectate de noi prin intermediul Site-ului și a Magazinului Online nu vor fi transferate în afara Spațiului Economic European (SEE).

Dacă vom transfera datele dvs. cu caracter personal într-o țară care nu se află în SEE sau pentru care Comisia Europeană nu a emis o decizie care atestă că respectiva țară a implementat garanții adecvate cu privire la protecția datelor cu caracter personal, ne vom asigura că datele dvs. sunt protejate în mod corespunzător. Ca regulă, ne vom asigura că există un acord corespunzător cu privire la transferul de date, în conformitate cu clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en).

Dacă transferul nu se poate întemeia pe clauzele contractuale standard, vom lua măsurile necesare ca transferul să aibă la bază un alt mecanism prevăzut de lege pentru asigura protecția datelor dvs. cu caracter personal, inclusiv, acolo unde este cazul, vă vom solicita consimțământul pentru un astfel de transfer.

CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE PERSOANELOR VIZATE?

Păstrăm datele cu caracter personal ale Persoanelor Vizate cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, cu respectarea prevederilor legale aplicabile în materie, precum și a procedurilor interne privind retenția datelor.

În cazul în care legislația în vigoare ne impune păstrarea datelor pentru perioade mai îndelungate, vom respecta termenele de retenție stabilite conform obligațiilor legale (de ex, în cazul documentelor justificative financiar-contabile pentru care termenul de păstrare prevăzut de lege este de 5 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite).

Datele aferente cookie-urilor și tehnologiilor similare sunt păstrate conform termenelor specifice, stabilite pentru respectivele tehnologii, termenul de stocare putând fi între durata sesiunii de navigare (pentru cookie-uri necesare) și o durată de până la 3 ani (pentru cookie-uri de analiză/marketing). Mai multe detalii despre durata de stocare a cookie-urilor puteți regăsi în Politica noastră de Cookies.

Dacă vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor în scop de marketing, Chilli Ideas va înceta prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în acest scop, fără însă a afecta prelucrările desfășurate pe baza consimțământului exprimat de către dvs. înainte de retragerea acestuia.

CARE SUNT DREPTURILE PERSOANEI VIZATE?

Conform legii, Persoanele Vizate beneficiază de următoarele drepturi legate de prelucrarea datelor cu caracter personal:

• dreptul de acces: respectiv dreptul de a obține confirmarea din partea Chilli Ideas cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, precum și detalii privind activitățile de prelucrare cum ar fi: modalitatea în care sunt prelucrate datele, scopul în care se face prelucrarea, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, etc;

• dreptul de rectificarea datelor: Persoanele Vizate pot să ne solicite să modificăm datele incorecte privind Persoanele Vizate ori, după caz, să completăm datele care sunt incomplete; Rectificarea/completarea va fi comunicată fiecărui destinatar la care au fost transmise datele, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau presupune eforturi disproporționate

• dreptul la ștergere: Persoanele Vizate pot solicita ștergerea datelor lor cu caracter personal atunci când: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucrăm; (ii) a fost retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și noi nu le mai putem prelucra pe alte temeiuri legale; (iii) datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii; respectiv (iv) datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante;

• retragerea consimțământului: Persoanele Vizate pot să își retragă oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prelucrate pe bază de consimțământ;

• dreptul de opoziție: Persoanele Vizate se pot opune oricând prelucrărilor pentru scop de marketing, precum și prelucrărilor bazate pe interesul legitim al CHILLI IDEAS, din motive care țin de situația lor specifică;

• dreptul la restricționarea prelucrării: Persoanele Vizate pot solicita restricționarea prelucrării datelor lor cu caracter personal dacă: (i) contestă corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor în cauză; (ii) prelucrarea este ilegală, iar Persoana Vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) datele nu ne mai sunt necesare prelucrării, dar Persoana Vizată ni le solicită pentru o acțiune în instanță; respectiv (iv) în cazul în care Persoana Vizată s-a opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale Chilli Ideas ca operator prevalează asupra drepturilor Persoanei Vizate.

• dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate: respectiv dreptul de a nu fi subiectul unei decizii luate numai pe baza unor activități de prelucrare automate, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care cu privire la persoana dvs. sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;

• dreptul la portabilitate: Persoanele Vizate pot solicita, în condițiile legii, să le furnizăm datele cu caracter personal într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat, când le prelucrăm datele în baza consimțământului acestora/contractul încheiat cu acestea. Dacă Persoanele Vizate ne solicită acest lucru, putem să transmitem respectivele datele unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic.

• dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor competente, în măsura în care considerați necesar.

Pentru orice întrebări despre această Notă de Informare, sau dacă Persoanele Vizate doresc să își exercite drepturile, putem fi contactați astfel:

CHILLI IDEAS: În atenția: Responsabilului cu Protecția Datelor CHILLI IDEAS (DPO)

Adresa de Corespondență: privacy@chilli-ideas.ro